SAP Ariba – Solución Cloud para Compras

Ariba, la mayor plataforma de intercambio entre compradores y proveedores del mundo cambiará la manera tradicional de realizar proyectos SAP. Ariba proporciona herramientas que facilitan tanto las tareas más rutinarias, como las estratégicas, realizadas por un departamento de compras, aunque su principal valor reside en ofrecer un entorno común de colaboración y un acceso sencillo y ágil a la información. Entre sus mayores ventajas se encuentra una mayor sencillez para conseguir la mejor integración entre compradores y vendedores. Ariba es una clara apuesta de futuro de SAP, que tiene en España uno de los mercados con mayor potencial de crecimiento.

Más de un millón de empresas conectadas entre sí, la mayor red B2B a nivel internacional, presencia en el 50% de las empresas estadounidenses y en el 35% de las europeas. Esta es la tarjeta de presentación de Ariba, la mayor plataforma de intercambio entre compradores y proveedores del mundo que adquirió la compañía alemana SAP en octubre de 2012.

Ariba, a través de su apuesta cloud y de “Ariba Network”, presenta un elemento diferencial con respecto a otras soluciones de compras (Bravo Solutions, Fullstep, SRM, etc,..), que son similares en cuanto a su funcionalidad, pero no ofrecen un entorno común de colaboración entre partners. Podríamos hablar de que se trata de una “red social” en la que todos los participantes están interconectados y se benefician de las sinergias que puedan producirse.

En este contexto, ¿en qué punto se encuentra España? La penetración de esta solución en nuestro país es del 15%, aunque la evolución que está experimentando en los últimos tiempos nos indica que crecerá por encima de la media hasta igualarse a las tasas de mercados vecinos (35% en Europa y 50% de las empresas en USA pertenecen a la Ariba Network).

Beneficios de Ariba

Las ventajas que ofrece Ariba al área de compras de cualquier compañía son interesantes y deben ser tenidas en cuenta. Por un lado, proporciona un rápido ROI debido al seguimiento de las best-practices, mejora la colaboración con los proveedores, automatiza los procesos (como el envío automático de mails a los participantes de una licitación) y reduce los errores y los plazos entre la generación de la necesidad y el pago de la factura.

Es relevante destacar la funcionalidad de los catálogos electrónicos de la plataforma. En poco tiempo la herramienta se conecta a los catálogos creados por los proveedores externos e integra éstos en nuestros procesos de compra operativa (son los llamados catálogos punch-out). El ahorro derivado de esta modalidad radica en no tener que mantener a nivel interno los catálogos de los proveedores con los que de forma habitual trabajamos, además de que nos garantiza que estén actualizados correctamente y permite abrir procesos de negociación para actualizar los precios.

Asimismo, las soluciones cloud de Ariba, al partir de un producto preconfigurado, posibilitan tiempos de implantación a partir de cuatro semanas que antes eran impensables para este tipo de herramientas, denominadas on-premise.

Este acortamiento de los plazos hace posible plantear los proyectos en un concepto más puro de consultoría de negocio y desde una perspectiva no sólo tecnológica, como sería más habitual en un formato in-house, es decir aquella que se instala en el sistema de nuestra propia empresa.

Como añadido, otras ventajas de Ariba son la reducción de los denominados costes de TCO (Total Cost of Ownership), al no tener necesidad de contar con servidores físicos y disponer siempre de la última versión del producto, sin tener que acometer dolorosos y costosos proyectos de actualización, que en el caso de Ariba se solventa con una o dos horas de un fin de semana al año.

Aspectos clave: colaboración y acceso a información en el momento preciso

Pero si hubiese que destacar un solo aspecto de Ariba, este sería cómo facilita la colaboración entre los propios usuarios de una empresa y sus proveedores y cómo se comparte la información durante los eventos de compras.

En efecto, Ariba permite definir de manera dinámica (incluyendo nuevos aprobadores y observadores, y de forma manual y sencilla) procesos de aprobación y de revisión de tareas y de documentos. En estos eventos, además, se podrán incluir a actores externos a nuestra empresa.

También incluye conceptos novedosos como trabajar en documentos comunes (incluidos ficheros Excel y Word), y la posibilidad de actualizarlos en local para posteriormente hacerlos públicos de nuevo al resto de participantes.

Por ejemplo, en un proceso de compra estratégica colaborarán diferentes departamentos: desde el departamento técnico que interviene para definir el pliego de condiciones y características y criterios de valoración, hasta el departamento de compras que determina escenarios y estrategias de adjudicación de ofertas. Esto permitirá que las personas que estén más cualificadas y posean un mayor conocimiento dentro de la organización sean las que tomen las decisiones en la forma y  momento preciso.

Junto a ello, será posible compartir información crítica para la totalidad de la empresa,  como en el caso de encuestas de valoración de proveedores que anteriormente eran difícilmente accesibles. La información estará a disposición en cuadros de mando adaptables a las necesidades de los usuarios de una manera sencilla. El hecho de disponer de la información precisa en el momento de tomar la decisión de una transacción es clave para no equivocarse. Las aprobaciones se podrán realizar utilizando correos electrónicos y de manera intuitiva para usuarios de negocio.

Los informes de Ariba proporcionarán así valiosa información de las categorías de producto suministradas por un reducido número de proveedores, y que podrán provocar dependencias y riesgos en nuestra organización, gastos por categorías de producto para detectar ineficiencias, etc. Esto servirá para identificar posibles problemas y facilitar la toma de decisiones a los departamentos de compras.

Conectividad de entornos SAP productivos y Ariba

Una preocupación fundamental para las empresas que utilizan SAP en su core de negocio, y que quieren ampliar sus funcionalidades de compras con esta solución, es conocer lo fácil o difícil que es conectarla a su entorno productivo SAP.

Para responder a esta creciente necesidad,  la firma ha puesto a disposición de sus clientes un software (add-on) que permite conectar directamente SAP con Ariba Network sin necesidad de ningún Middleware. Otras herramientas, como Ariba Sourcing, que está dirigida a gestionar compras estratégicas, recibirán interfaces estándares con SAP en el primer trimestre de 2015.

SAP apuesta por Ariba en 2015

Ariba es parte fundamental de la estrategia de SAP para productos de compras en 2015 y una de las áreas en las que está haciendo mayor hincapié es en su integración con ERPs de SAP (aunque puede conectarse con ERPs de otros proveedores como Oracle). Su proyección es indiscutible, y mantenerse ajeno puede suponer la pérdida de una ocasión de comprar o vender.

Ariba y otras soluciones cloud cambiarán la manera de hacer consultoría SAP. Los consultores podrán centrarse en definir los procesos de compras óptimos, establecer buenas prácticas etc.., y dejar a un lado los esfuerzos dirigidos a solucionar problemáticas de tipo tecnológico, más onerosos y menos eficientes.

Según datos corporativos, en las próximas 24 horas a través de Ariba se realizarán transacciones comerciales por valor de 1,64 millones de dólares, se intercambiarán casi 110.000 órdenes de compra y más de 178.000 facturas y se ahorrarán 82 millones de dólares en gastos de suministros.

¿Está su compañía dispuesta a perder esta oportunidad?

Artículo publicado en BSP Reviews – Marzo 2015

Publicado por

Manuel Sirgado

Manager experto en procesos y soluciones de Procurement