Provavelmente já lemos sobre Central Finance e a sua capacidade de centralizar e homogeneizar todos os processos financeiros das organizações. De igual forma, também recebemos muita informação sobre as novas funcionalidades de um sistema S/4 HANA e como este facilita a transformação financeira por parte das organizações. No entanto, em poucas ocasiões, nos foi solicitada a alternativa de implementar Central Finance como um passo de migração a S/4 HANA, assim como a flexibilidade que este nos oferece. É neste último ponto que queremos sublinhar este artigo.
As organizações envolvidas em um projeto de transformação financeira com S/4 HANA estão a analisar os diferentes cenários de migração dos seus atuais sistemas ERP. Alternativas como uma conversão (Brownfield) ou uma nova implementação (Greenfield) normalmente envolvem projetos de longa duração, isto implica que, durante este tempo, a empresa fica impossibilitada de utilizar as novas funcionalidades de um S/4 HANA e, por vezes, impedida a considerar qualquer projeto de transformação que se sobreponha enquanto a migração está a decorrer. É neste sentido, que um projeto de migração a S/4 HANA utilizando Central Finance é um importante acelerador, onde as organizações podem rapidamente utilizar as novas funcionalidades de um sistema S/4 HANA sem esperar pela conclusão do mesmo.
Neste momento, é importante ressalvar que Central Finance não deve ser entendido como uma ferramenta centralizadora de informação apenas destinada a organizações que apresentam um cenário distribuído de sistemas de gestão. Pelo contrário, mesmo para as organizações com um único sistema de gestão, Central Finance pode ser uma ferramenta diferenciadora que traz muito valor na migração a S/4 HANA, devido às qualidades de eficiência, agilidade e transparência que um sistema como Central Finance proporciona.
Para justificar a proposta de implementação de Central Finance como suporte a ser considerado pelas organizações durante uma migração a S/4 HANA, a seguir são apresentados uma série de aspetos que evidenciam os benefícios desta solução:
- É uma alternativa que permite centralizar de forma rápida, os processos financeiros de várias empresas e/ou sistemas ERP (SAP e outros). Embora os tempos de implementação de Central Finance possam variar dependendo da situação atual da organização, normalmente duram de 3 a 6 meses.
- Central Finance encontra-se num ambiente S/4 HANA. Este cenário permite que a tecnologia S/4 seja adotada desde o início, sem esperar no final da implementação.
- Permite abordar a migração das funcionalidades atuais ou implementação de novas em diferentes projetos, sem a necessidade de uma pausa dos sistemas de origem.
- Migração não disruptiva: Não é necessário efetuar a substituição dos sistemas de origem. O início operacional das funcionalidades financeiras (normalmente as primeiras) ou logísticas é decidido com base na situação atual e na estratégia de cada área de negócio.
- Tudo isto oferece uma alta flexibilidade às empresas na hora de abordar um projeto de migração, tanto do ponto de vista organizacional (possibilidade de implementação por sociedades ou blocos organizacionais) como funcional (possibilidade de transferência de funcionalidades conforme exigido por cada área de negócio). Em um contexto prático, os departamentos financeiros podem começar a abordar os seus processos de transformação financeira a um S/4 HANA sem ter de esperar que as áreas logísticas estejam prontas para o fazer. Desta forma, os departamentos financeiros podem começar rapidamente a utilizar as novas capacidades financeiras do S/4 HANA (incluindo reengenharia de processos atuais), mesmo que as áreas logísticas continuem a funcionar com os seus sistemas atuais. As áreas logísticas podem então migrar para o novo ambiente S/4 HANA, quer quando estiverem prontas, quer quando as capacidades S/4 HANA satisfaçam todos os seus requisitos. Podendo inclusive ser considerado a continuação das suas atividades nos sistemas atuais, se assim o desejarem.
- Permite a migração da história financeira a partir de qualquer data. Central Finance oferece-nos a possibilidade de decidir a partir de que data queremos transferir a informação contabilística documento a documento, podendo assim assegurar qualquer requisito de relatório legal no novo ambiente S/4 HANA, tanto financeiro como analítico. Além disso, nas versões mais recentes de Central Finance, a consulta de informação logística dos sistemas origem está ativa através da nova funcionalidade AVL (Accounting Views for Logistic Data).
- Permite-nos antecipar a transformação financeira da empresa, podendo utilizar desde praticamente o início as funcionalidades de S/4 HANA: Universal Journal como “a única fonte da verdade”, valorização em diferentes moedas, livros contabilísticos e informação adicional, com o objetivo ter um P&L para qualquer dimensão, navegação de informação entre os sistemas origem e Central Finance, pagamentos centralizados, gestão centralizada de crédito, cockpit de encerramento contabilístico, gestão de posição e previsão de tesouraria, gestão centralizada de bancos, reconciliação de operações entre o grupo, consolidação em tempo real (Group Reporting), BW incorporado com informação em tempo real, etc.
A forma como abordamos um projeto de migração S/4 HANA com Central Finance depende da situação de cada organização. Na seguinte figura propomos um cenário típico em 5 etapas, que que pode ser usado quer tenhamos diferentes sistemas de gestão de origem ou apenas um.
Em suma, o cenário de migração para S/4 HANA utilizando o Add-on de Central Finance permite-nos, de forma ágil (em poucos meses as diferentes áreas de negócio podem recorrer às novas funcionalidades) e flexível (decide sempre quando e como estas funcionalidades são transferidas), efetuar a transformação financeira das organizações.