A atual situação da pandemia COVID-19 trouxe (e continua a trazer) desafios para as empresas e pessoas. Inúmeras empresas foram forçadas a, no espaço de semanas, criar soluções físicas e tecnológicas que demorariam meses ou ano a alcançar numa situação normal.
É sabido que grandes crises geram igualmente grandes avanços tecnológicos. O sistema de GPS que utilizamos atualmente foi baseado em tecnologia desenvolvida durante a segunda guerra mundial. Assistimos ao vivo ao rápido crescimento de plataformas como o zoom, a normalização de consultas médicas por telefone ou videochamada, e ao avanço brutal das farmacêuticas para criar uma vacina em tempo recorde.
Ao mesmo tempo que começámos a trabalhar a partir de casa, ficámos mais dependentes da tecnologia para nos manter ligados – não apenas ao trabalho, mas também às nossas famílias e amigos. Sofremos grandes alterações nas nossas rotinas, sem perder tempo nas deslocações para o trabalho e passando muito tempo em casa, que talvez nem estivesse adaptada para que pudéssemos trabalhar desde lá.
Desde casa fizemos pão, exercício físico recorrendo a objetos do dia a dia, chamadas com familiares e amigos para manter algo das nossas rotinas e saúde mental. Encomendamos comida e outros bens online, e tratamos das burocracias por telefone. Mas, a longo prazo, como será que estamos a gerir o tempo que agora temos livre, ao mesmo tempo em que internamente gerimos uma situação de incerteza e medo sem precedentes?
Enquanto a perspetiva em relação à tecnologia no teletrabalho é a de que esta é uma ferramenta que nos ajuda a poupar tempo, automatizar trabalho e poupar trabalho manual, podemos continuar a sentir que a nossa produtividade não é a mesma, ou pelo menos, que não aumentou extraordinariamente desde que trabalhamos desde casa – e com razão.
A ansiedade gerada pela pandemia, adaptação de rotinas familiares e a constante incerteza que vivemos pode ter impactos no nosso desempenho profissional. É importante que exista um clima de compreensão e respeito pela preocupação que cada um está a passar individualmente por parte das empresas, gestores e líderes.
O facto de termos mais horas disponíveis para o trabalho não significa necessariamente que sejamos mais produtivos. Segundo a lei de Parkinson, o tempo extra que temos disponível acaba por ser preenchido em trabalho menos produtivo. Se em média gastávamos uma hora e meia de viagens entre casa e trabalho, esse tempo agora fica preenchido com trabalho pouco produtivo. Assim, não há motivos para não manter o horário de trabalho exclusivo para as oito horas que lhe devemos dedicar diariamente.
Existe outro fator psicológico que tem ganhado cada vez mais popularidade. Quando controlamos pouco do que acontece à nossa volta, tendemos a querer vingar-nos no pouco tempo que temos disponível para nós. Perdemo-nos em atividades passivas e supérfluas na hora de dormir, porque queremos ganhar um pouco de controlo sobre os nossos dias. A este termo dá-se o nome de revenge time procrastination. Este comportamento tem impacto nos nossos padrões de sono, produtividade diurna e saúde física e mental. Para o evitar, é importante compreender o motivo para o qual tendemos a agir assim, e tentar gerir as nossas rotinas com alguma disciplina, ainda que seja criar objetivos simples – para ganhar um pouco mais de controlo sobre o nosso quotidiano.
Abaixo sugerimos cinco soluções que nos podem ajudar a aumentar a nossa produtividade e valor acrescentado ao mesmo tempo que gerimos bem o nosso tempo, tendo em conta o teletrabalho e a situação em que vivemos.
Utilizar o horário de trabalho como deadline
Para evitar que o tempo que agora poupamos em viagens desde casa ao trabalho e vice-versa, devemos manter a convicção de que apenas temos o nosso horário de trabalho disponível para realizar as tarefas diárias. Após algum tempo de rotina, o corpo e a mente vão acabar por se adaptar e todos estes processos se tornará cada vez mais natural.
Evitar o multi-tasking
Realizar muitas tarefas ao mesmo tempo prejudica o nosso foco. Uma boa ferramenta é listar as tarefas pendentes, e definir as suas prioridades pelo seu nível de importância e urgência. Desenhando um esquema, teremos melhor visibilidade sobre as prioridades de cada tarefa. Colocar deadlines para todas as tarefas de acordo com esta análise ajuda para que as mesmas não se arrastem indefinidamente ao longo de muito tempo.
Marcar as reuniões importantes para a manhã
O tempo antes de eventos importantes é muitas vezes pouco produtivo para outras tarefas paralelas. Tendemos a estar focados no evento que se irá seguir e isso reduz a qualidade do nosso tempo útil. Para otimizar ao máximo o tempo que definimos como disponível para o nosso dia, marcar as reuniões e apresentações que podem impactar a produtividade das tarefas anteriores para o mais cedo possível.
Começar com tarefas curtas e simples
Começar a ir trabalhando é a melhor maneira de começar a trabalhar. Começando com tarefas simples como enviar emails e marcar reuniões, ajuda-nos a entrar calmamente no ritmo do dia de trabalho, e prepara-nos melhor para as seguintes tarefas que podem exigir um maior foco e atenção da nossa parte.
Fazer pausas!
Quantidade não é qualidade. Fazer pausas entre tarefas é importante para conseguirmos manter o foco ao longo do dia.
Se pensarmos no panorama geral, podemos dizer que o teletrabalho nos tem poupado (e vai continuar a poupar) centenas de horas, mas tudo se resume à maneira como utilizamos o tempo que temos disponível. É altura de restruturar a nossa perspetiva sobre os nossos métodos de trabalho ao mesmo tempo que nos adaptamos a uma das situações mais incertas da nossa geração, para poder usufruir de um recurso bastante escasso que todos temos: o tempo.