A otimização e digitalização de processos tem sido um dos grandes desafios abordados na Era da tecnologia em que nos encontramos, uma vez que a possibilidade de reduzir o trabalho manual e o respetivo risco de erro associado é um benefício enorme em qualquer vertente do nosso quotidiano, permitindo-nos ter mais tempo para novos desafios e para a criação de relações mais profundas com os que nos rodeiam.
A área de Recursos Humanos é o melhor exemplo de como a tecnologia utilizada a seu favor permite ter uma equipa mais dedicada às pessoas em vez de a tarefas rotineiras que aportem pouco valor na ótica dos trabalhadores. A digitalização dos processos facilita o acesso à informação por parte de todos os intervenientes e promove a transparência dos procedimentos, desde a contratação e integração de novos colaboradores até à avaliação de desempenho e formação, os processos tornam-se mais ágeis e fiáveis uma vez que não dependem da análise dos inúmeros documentos em papel que são tão característicos desta área. Infelizmente, a realidade nem sempre é esta e a evolução progride a um ritmo lento e desfasado dos restantes departamentos dentro de qualquer tipo de empresa.
A digitalização abre também caminho para a desmaterialização, a conversão de documentos físicos em formatos digitais permite a eliminação de ineficiências e a redução do uso de papel, proporcionando uma gestão mais organizada, acessível em qualquer local e contribui para a sustentabilidade ambiental.
A evolução aponta para uma base de dados centralizada e acessível aos intervenientes necessários em cada passo, de forma a minimizar a duplicação de trabalho e informação, e com processos uniformizados e adaptados a cada realidade para aumentar a sua eficiência e evitar passos repetitivos sem valor acrescentado. Um exemplo do progresso que utiliza a tecnologia para reduzir o tempo despendido nas tarefas repetitivas e reduzir o risco de erro de introdução manual foi o lançamento da Plataforma de Serviços de Interoperabilidade que possibilita a ligação direta e segura entre a Segurança Social, os cidadãos e as empresas, através da comunicação entre os respetivos sistemas informáticos, um primeiro passo na modernização das entidades que devem procurar a integração direta com os fabricantes de software empresarial para uma comunicação mais segura e fidedigna com as empresas. Esta plataforma disponibiliza um serviço de comunicação de dados e informações transparente e simplificado, de forma que possam ser transmitidas as admissões, alterações de vínculo ou vencimento e cessações do trabalhador automaticamente, de acordo com as informações requeridas nas normas em vigor.
A utilização deste serviço proporciona às equipas de Recursos Humanos uma grande redução do trabalho administrativo de comunicação de alterações, nomeadamente nas grandes empresas com diversos tipos de vínculos de trabalhadores, tornando-se apenas numa verificação da qualidade dos dados que se está a enviar. O aumento do controlo sobre estas informações e o compliance sobre os processos empresariais segundo as normas em vigor, alinhados com a redução do risco e tempo associado ao preenchimento manual são fatores desejáveis por qualquer empresa que se encontre a par da evolução da tecnologia e dos benefícios que esta lhe pode trazer. Soluções como o easySocial by Stratesys, ou mesmo o desenvolvimento interno destas capacidades em qualquer plataforma de gestão de recursos humanos, que procurem simplificar e automatizar o processo de transmissão de informação e remunerações salariais dos trabalhadores à Segurança Social a partir da informação contida nos seus sistemas devem ser alavancados. Garantir um único ponto de gestão que possibilite a pré-validação dos dados, o seu envio e a revisão dos erros obtidos, bem como a consulta dos dados já anteriormente enviados é assegurar eficiência e reduzir a exposição a riscos derivados do manuseamento de dados.
Aproveitar a mudança imposta em cada um dos sectores e tirar proveito das novas tecnologias irá ditar a forma como cada uma das organizações se adaptará às novas gerações. A revisão dos processos de recursos humanos é feita no presente para que as equipas possam dedicar a sua atenção às necessidades das pessoas e aos desafios que estão por vir.
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