Alguien tiene que hacer el trabajo sucio, dejemos que la tecnología lo haga por nosotros

A nadie se le escapa hoy en día que la función del cash manager es una de las que ha sufrido mayor transformación dentro de la empresa. Esto es debido a que la máxima “cash is king” se ha vuelto un dogma, en especial desde el año 2008, pero también por la mayor velocidad a la que se suceden los acontecimientos y la frecuente actualización de proyecciones que demanda.

Hoy en día el espectro de habilidades requeridas a un cash manager abarca temáticas tales como los conocimientos financieros o contables, el funcionamiento de los mercados, la normativa bancaria o fiscal, la negociación, la comunicación, el tratamiento de datos, etc. Todas ellas son necesarias en mayor o menor medida para dar soporte a la consecución de los objetivos de la función, entre los que destaca la más tradicional: garantizar la liquidez de la empresa.

Una de las tareas básicas que en el día a día el back-end del departamento debe realizar consiste en actualizar los datos referidos al efectivo que se posee, asi como el estimado en el corto plazo. Es decir, llevar a cabo un ejercicio de rolling forecast donde las dimensiones de análisis son:

• Qué entes organizativos son los titulares y generadores/consumidores de los fondos: sociedad, división, proyecto, centro, etc.
• Dónde están depositado el efectivo: cuenta, pool de cuentas, entidad financiera, grupo bancario, etc.
• Con qué instrumentos de pago se moviliza el efectivo.
• Fechas valor del flujo de caja.
• Tipología de los terceros que son la fuente o el destino de los fondos.
• Naturaleza del origen o destino del efectivo.
• Nivel de certeza del flujo.

Pero, ¿Qué es el proceso rolling forecast? El proceso rolling forecast es un ciclo continuo prever-confirmar en el que:

• Es necesario transferir la información sobre los cobros/pagos que se deriva de las operaciones del negocio hacia el sistema de gestión de tesorería (TMS). En el caso de que el TMS esté integrado en el ERP, esta información fluirá de forma nativa en tiempo real, es decir, sin necesidad de desarrollar interfaces con aplicaciones terceras. El importe, la fecha, la cuenta, el origen, etc. se visualizarán en el informe de posición/previsión de caja en status “previsto”.
• Al menos diariamente, se deben confirmar las operaciones de pago/cobro ejecutadas, lo cual se efectúa mediante la importación de los extractos de las distintas cuentas bancarias en las que se han efectuado. Al mismo tiempo, aquellos movimientos de efectivo que se hayan producido sin que se hubieran previsto previamente, actualizarán los saldos sin la existencia de una reconciliación.

Este ciclo continuo garantiza la fiabilidad de la información de cara a la toma de decisiones. Por su importancia no debemos perder de vista cuáles son los pilares sobre los que se debe implementar: deberá ser un proceso con mínima intervención manual, rápido y cuyo control se realice “por excepción”.

¿Cómo ayuda en este punto la solución tecnológica a utilizar? Estas son algunas de las características que debe cumplir:

• Trabajar en modo desatendido mediante planificación de frecuencia o dependencia de eventos.
• Disponer de una batería de algoritmos que contengan distintas lógicas de búsqueda de partidas.
• Potenciar el uso de lógica en árboles de decisión frente a los clásicos mapeos directos.
• Permitir la trazabilidad desde el flujo real hasta la operación en el negocio que la ocasiona y a la inversa.
• Habilitar monitores para la detección temprana de situaciones de excepción, ante las cuales deba intervenir el componente humano.

Los procesos de previsión de entradas y salidas de fondos, y su confrontación posterior con la realidad son el ABC del cash management. La relevancia del primero resulta evidente, en tanto en cuanto la función tesorera intenta anticipar una situación futura. El segundo ha sido sin embargo relegado al olvido en no pocas ocasiones, quizás por el poco glamour que desprende una actividad tan repetitiva. Sin embargo, que no nos distraigan las luces de colores, el informe de posición y previsión no es “un informe”, es “el informe”, y no será confiable sin haber sido sometido a su “prueba del algodón”: la conciliación. Alguien tiene que hacer el trabajo sucio, dejemos que la tecnología lo haga por nosotros.