Não é segredo que o papel do cash manager é hoje um dos que sofreu a maior transformação dentro da empresa. Isto deve-se ao facto de a máxima “cash is king” se ter tornado um dogma, especialmente desde 2008, mas também devido à maior velocidade a que os acontecimentos ocorrem e à frequente actualização das projecções que exige.
Actualmente, o alcance das competências exigidas a um gestor de caixa abrange temas como conhecimentos financeiros ou contabilísticos, funcionamento do mercado, regulamentação bancária ou fiscal, negociação, comunicação, processamento de dados, etc. Todos eles são necessários em maior ou menor grau para apoiar a realização dos objectivos da função, entre os quais o mais tradicional é assegurar a liquidez da empresa.
Uma das tarefas básicas que o back-end do departamento deve realizar diariamente é a actualização dos dados referidos ao dinheiro detido, bem como a estimativa a curto prazo. Ou seja, para realizar um exercício de rolling forecast onde as dimensões de análise são:
- Que entidades organizacionais são os detentores e geradores/consumidores dos fundos: empresa, divisão, projecto, fábrica, etc.
- Onde o dinheiro é depositado: conta, conjunto de contas, instituição financeira, grupo bancário, etc.
- Com que instrumentos de pagamento o dinheiro é mobilizado.
- Datas de valor do fluxo de caixa.
- Tipos de terceiros que são a fonte ou o destino dos fundos.
- Natureza da fonte ou destino do dinheiro.
- Nível de certeza do fluxo.
Mas o que é o processo de rolling forecast? O rolling forecast é um ciclo contínuo de previsão-confirmação onde:
- É preciso transferir a informação de recolha/pagamento derivada das operações comerciais para o sistema de gestão de tesouraria (TMS). Se o TMS for integrado no ERP, esta informação fluirá nativamente em tempo real, ou seja, sem necessidade de desenvolver interfaces com aplicações de terceiros. O montante, data, conta, fonte, etc. serão apresentados no relatório de posição/previsão de tesouraria em estado ” previsto “.
- Pelo menos diariamente, as transacções de pagamento/coleta executadas devem ser confirmadas, o que é feito através da importação dos extractos das diferentes contas bancárias em que foram feitas. Ao mesmo tempo, os movimentos de caixa que tenham ocorrido sem terem sido previstos anteriormente actualizarão os saldos sem a existência de uma reconciliação.
Este ciclo contínuo garante a fiabilidade da informação para a tomada de decisões. Devido à sua importância, não devemos perder de vista os pilares sobre os quais deve ser implementado: deve ser um processo com um mínimo de intervenção manual, rápido e cujo controlo é efectuado “por excepção”.
Como é que a solução tecnológica a ser utilizada ajuda neste momento? Estas são algumas das características que deve reunir:
- Trabalhar em modo desacompanhado através do planeamento de frequências ou dependência de eventos.
- Ter uma bateria de algoritmos contendo diferentes lógicas de pesquisa de partidas.
- Promover a utilização da lógica em árvores de decisão em oposição aos mapeamentos directos clássicos.
- Permitir a rastreabilidade desde o fluxo real até à operação no negócio que o provoca e vice-versa.
- Habilitar monitores para a detecção precoce de situações de excepção em que a componente humana deve intervir.
Os processos de previsão de entradas e saídas de fundos e a sua subsequente comparação com a realidade são os ABC do cash management. A relevância da primeira é evidente, na medida em que a função de tesouraria tenta antecipar uma situação futura. Esta última, tem sido frequentemente relegada ao esquecimento, talvez devido à falta de glamour de uma actividade tão repetitiva. No entanto, que as luzes coloridas não nos distraiam, a posição e o relatório de previsão não é “um relatório”, é “o relatório”, e não será fiável sem ter sido submetido ao seu “teste de algodão”: a reconciliação. Alguém tem de fazer o trabalho sujo, que a tecnologia o faça por nós.