Como se puede observar, el papel es una de las superficies en las que el virus permanece activo durante 30 minutos y la realidad es que, hoy en día, el papel sigue representando el 80% de los métodos de comunicación entre las empresas. ¿Quién de vosotros no visualiza mesas en áreas de gestión corporativa con múltiples documentos en papel recibidos por correo con muy diferente información: facturas, contratos, notificaciones oficiales, certificados de empleados… y un largo etcétera? Aun hoy, tanto en nuestro ámbito personal como en el profesional, todos recibimos documentos en papel que nos piden firmar físicamente y que luego disparan procesos en las empresas. ¿Qué pasa hoy cuando no puedes quedar con la persona para entregarle un contrato? ¿Cómo gestionas la firma de un certificado para una entidad extranjera? ¿Cómo realizas la firma de una petición de una extensión de línea de crédito con un tercero?
Es aquí donde hemos estado recibiendo muchas solicitudes en las últimas semanas dado que, en nuestro Centro de Competencia de
EIM (Enterprise Information Management), tenemos una amplia experiencia en todo lo referente a la gestión documental y automatización de procesos para poder ayudar a las compañías a orientarse hacia, no una oficina sin papeles, sino a una organización con procesos sin papeles.
Las principales preguntas que nos llegan, atraídas tanto por la reducción de costes como principalmente la optimización de tareas, es sobre como desplegar el uso de la firma electrónica. La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido.
Al igual que la factura electrónica, de la que hablamos más adelante, la firma también tiene una base legal recogida en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, en España, y muchas otras legislaciones a nivel internacional. Todas ellas coinciden en que las principales funciones a cumplir son:
- Identificar al firmante de manera inequívoca
- Asegurar la integridad del documento firmado. Asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación
- Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento
Como en la vida real, no todo lo que firmamos genera una vinculación contractual o un compromiso. Nuestra firma es nuestro sello, pero en el caso de las relaciones entre empresas, la firma no sólo debe identificarme como quien soy, sino que también debe vincularse a mi rol dentro de la compañía. Ninguno firmamos en un albarán de entrega de Amazon como “Mónica, Delivery Manager de Stratesys”, pero para la firma de un contrato laboral, sí esperamos que la carta oferta venga firmada por un responsable de recursos humanos identificado como tal.
Por tanto, cualquier servicio o solución ofrecido de firma de documentos debe incluir como elementos la identidad digital completa (persona y rol), la firma electrónica y las evidencias electrónicas que nos van a garantizar la validez de las transacciones y procedimientos electrónicos.
De esta forma, procesos como firma de contratos, envío de cartas oferta, acuerdos de confidencialidad, visto bueno de órdenes de compra o venta, delegación de firma o firma centralizada de nóminas de nuestra empresa, son susceptibles de incorporar la firma electrónica, lo que simplificaría la colaboración en entornos distribuidos, aseguraría la validez legal del proceso y además permite unificar el proceso de custodia de la documentación crítica de negocio en un único sistema de archivo digital.
Es cierto que existen múltiples tipos de firma electrónica válida como son: firma biométrica, con huella dactilar, con certificados digitales, con códigos de un solo uso (SMS o email), firma con doble verificación… es aquí cuando el conocimiento tecnológico y de procesos puede ayudarnos a seleccionar cual es la mejor opción a utilizar para que cada cliente, de forma que obtenga el máximo retorno con la menor complejidad técnica.
Otro elemento más consolidado en las relaciones comerciales es la factura electrónica. En este caso, además de evitar contagios innecesarios debido al papel, cada vez es más común que existan requerimientos legales impuestos por cada país, y que tanto el proceso de emisión como la recepción de facturas se realice en formato electrónico, ya sea a través de un pdf o a través de un formato XML, propio y único en cada país. Todo esto conlleva a que las empresas necesiten automatizar los procesos de recepción y emisión de facturas multicanal, aportando ahorros elevados en los costes de operaciones, disminución en los tiempos de gestión, eliminación de los errores en procesos, incorporación de lógicas de negocio en base a reglas y aumento de la productividad de las personas.
Parece que la situación actual está acelerando el interés y las necesidades de las compañías a implementar de forma rápida soluciones en estos dos ámbitos firma y factura, no sólo por las indudables ventajas que aportan en el escenario de deslocalización en la que estamos, sino porque también se registran de forma inmediata los retornos de inversión de su implantación, en términos de reducción de costes, aumento de productividad y simplificación de procesos. Es por ello por lo que creemos que la eliminación del papel en los procesos de comunicación entre empresas, seguro será uno de los “daños colaterales” que veremos como resultado del COVID-19 y al que todas las empresas, deberán adaptarse lo más rápidamente posible.
En Stratesys, consideramos que la clave del éxito de nuestros clientes cuando les ayudamos en este tipo de iniciativas, no es que somos especialistas en estas tipologías de proyectos, ni por nuestro conocimiento de los diferentes componentes y soluciones del mercado, que lo somos; sino nuestro enfoque basado en acompañar a los usuarios internos con la gestión del cambio necesaria para reducir el impacto “traumático” de la eliminación del papel y no perder nunca el objetivos de negocio que se persiguen y cómo habilitar los mecanismos para seguirlos y conseguirlos.