A eliminação do papel: outro efeito colateral da pandemia?

Como se pode observar, o papel é uma das superfícies em que o vírus permanece ativo durante 30 minutos e a realidade é que, hoje em dia, o papel continua a representar 80% dos meios de comunicação entre as empresas. Qual de vocês não vê mesas na área de gestão corporativa com múltiplos documentos em papel recebidos por correio com muita informação distinta: faturas, contratos, notificações oficiais, certificados de colaboradores e um grande etc. Ainda hoje, tanto a nível pessoal como profissional, todos recebemos documentos em papel que nos pedem para assinar fisicamente e que em seguida espoletam processos nas empresas. O que sucede hoje se não pode estar com uma pessoa para entregar-lhe um contrato? Como gere a assinatura de um certificado para uma entidade estrangeira? Como efetiva a assinatura de um pedido de uma extensão de uma linha de crédito com um terceiro?

É aqui onde temos estado a receber muitas solicitações nas últimas semanas, dado que no nosso Centro de Competências de EIM (Enterprise Information Management) temos uma ampla experiência em tudo o que está relacionado com a gestão documental e a automatização de processos para poder ajudar as empresas a evoluir não apenas para um escritório sem papel, mas para uma organização com processos sem papel.

As principais perguntas que nos chegam, motivadas tanto pela redução de custos, mas principalmente pela otimização de tarefas, são sobre como colocar em prática a assinatura digital. A assinatura digital é um conceito jurídico, o equivalente digital a uma assinatura física, na qual uma pessoa recebe e valida o conteúdo de uma mensagem eletrónica através de qualquer meio eletrónico que seja legítimo e permitido.

Analogamente à fatura eletrónica, da qual falaremos mais adiante, a assinatura digital também tem uma base legal presente na lei 59/2003 da assinatura digital, em Espanha, e muitas outras legislações a nível internacional. Todas elas coincidem na ideia de que as principais funções a cumprir são:

• Identificar inequivocamente o assinante
• Assegurar a integridade do documento assinado. Assegurar que o documento assinado é exatamente o mesmo que o original e que não sofreu alterações ou foi manipulado
• Assegurar o não rejeição do documento assinado. Os dados que o assinante utiliza para assinar são únicos e exclusivos e, por isso, posteriormente não pode ser afirmado que o documento não foi assinado

Como na vida real, nem tudo o que assinamos gera um vínculo contratual ou um compromisso. A nossa assinatura é a nossa marca, mas no caso das relações entre empresas, a assinatura não só deve identificar-nos como quem somos, mas também deve vincular-nos à nossa função dentro da empresa. Ninguém assina um comprovativo de entrega da Amazon como “Mónica, Delivery Manager na Stratesys”, mas para a assinatura de um contrato de trabalho, esperamos que a proposta venha assinada por um responsável de recursos humanos identificado como tal.

Como tal, qualquer serviço ou solução proposta para assinatura de documentos deve incluir como elementos a identidade digital completa (nome e função), a assinatura digital e as evidências digitais que nos vão garantir a validade das transações e procedimentos eletrónicos.

Desta forma, processos como a assinatura de contratos, envio de propostas, acordos de confidencialidade, aprovação de ordens de compra ou venda, delegação da assinatura ou assinatura centralizada de processamento de salários da nossa empresa, são suscetíveis de incorporar a assinatura digital, o que simplificaria a colaboração em ambientes descentralizados, asseguraria a validade legal do processo e permitiria ainda unificar o processo de gestão da documentação crítica de negócio num único sistema de arquivo digital.

É certo que existem vário tipos de assinaturas digitais válidas: assinatura biométrica, impressão digital, certificados digitais, códigos de utilização única (SMS ou e-mail), assinatura com dupla verificação… é aqui onde o conhecimento tecnológico e de processos pode ajudar-nos a selecionar qual é a melhor opção a utilizar para cada cliente, de forma a que se obtenha o máximo retorno com a menor complexidade técnica.

Outro elemento mais consolidado nas relações comerciais é a fatura eletrónica. Neste caso, além de evitar contágios desnecessários devido ao papel, é cada vez mais comum que existam requisitos legais impostos por cada país, e que tanto os processos de emissão como o de receção de faturas se realizem em formato eletrónico, através de um PDF ou através de um formato XML, específico de cada país. Tudo isto leva a que as empresas necessitem automatizar os processos de receção e emissão de faturas multicanal, gerando uma elevada economia de custos em operações, diminuição dos tempos de gestão, eliminação de erros em processos, incorporação de lógicas de negócio e aumento da produtividade dos colaboradores.

Parece que a situação atual está a acelerar o interesse e as necessidades das empresas para implementar de forma rápida soluções nos âmbitos da assinatura digital e da fatura eletrónica, não só pelas inegáveis vantagens que aportam a cenários de deslocalização que vivemos, mas também porque se verifica de forma imediata o retorno do investimento de implementação, com o propósito de redução de custos, aumento da produtividade e simplificação de processos. É por isso que cremos que a eliminação do papel nos processos de comunicação entre empresas será seguramente um dos efeitos colaterais da COVID-19 e à qual todas as empresas deverão adaptar-se o mais rapidamente possível.

Na Stratesys consideramos que a chave do êxito dos nossos clientes quando os ajudamos neste tipo de iniciativas, não só pelo facto de sermos especialistas neste tipo de projetos, ou pelo conhecimento dos diferentes componentes e soluções de mercados, mas também pelo enfoque baseado em acompanhar os utilizadores internos com a gestão da mudança necessária para reduzir o impacte “traumático” da eliminação do papel e nunca perder de vista os objetivos do negócio, e desenvolver os mecanismos para continuar a persegui-los e atingi-los.