La factura electrónica obligará a comunicar los pagos en cuatro días: cinco claves para evitar errores en 2027
La normativa entrará en vigor el 6 de octubre de 2027 para empresas y profesionales con más de ocho millones de euros de volumen de operaciones y se extenderá al resto en 2028. Las nuevas exigencias afectarán a los departamentos de compras, finanzas y tesorería, que deberán reforzar la coordinación para evitar incidencias en la gestión de facturas.
La factura electrónica obligatoria transformará la gestión financiera de las empresas españolas a partir de octubre de 2027. Además de adaptar sus sistemas, las compañías deberán revisar cómo reciben, validan y pagan las facturas a sus proveedores, ya que la nueva normativa exigirá comunicar los pagos efectivos en un plazo máximo de cuatro días, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales.
La medida, impulsada por la Ley Crea y Crece para avanzar en la digitalización empresarial y combatir la morosidad, se aplicará de forma progresiva. El 6 de octubre de 2027 comenzará a ser obligatoria para empresas y profesionales que hayan superado los ocho millones de euros de volumen de operaciones durante el año natural anterior y, un año después, para el resto.
En este contexto en Stratesys identificamos cinco aspectos críticos que las empresas deberían revisar antes de la entrada en vigor. Según la compañía, el principal desafío será garantizar que los procesos de compras, administración y tesorería funcionen de forma coordinada.
Cinco claves para evitar errores ante la factura electrónica obligatoria
Los expertos de Stratesys destacan cinco aspectos fundamentales para preparar a las organizaciones ante las nuevas exigencias:
1. Definir quién valida y rechaza las facturas. Las empresas deberán establecer procedimientos claros para gestionar discrepancias con proveedores, como entregas incompletas o diferencias entre pedidos y facturas. La normativa presume la aceptación en ausencia de rechazo o rectificación posterior, por lo que será esencial determinar quién revisa las incidencias y cómo se registran las decisiones.
2. Verificar que los pagos se han realizado realmente. Una factura puede figurar como pagada en el sistema mientras el banco devuelve posteriormente la transferencia. Para evitar discrepancias, será necesario reforzar la conciliación bancaria y comprobar la fecha efectiva del pago antes de comunicarla, especialmente cuando intervienen servicios como el confirming.
3. Reforzar la coordinación entre departamentos. Compras, administración y tesorería deberán trabajar con procedimientos compartidos para resolver incidencias y evitar que las facturas queden pendientes por falta de comunicación o por la ausencia de un responsable.
4. Comprobar la integración de los sistemas tecnológicos. Las compañías tendrán que verificar que sus plataformas permiten intercambiar facturas electrónicas estructuradas y cumplir las obligaciones de comunicación con la solución pública de la Agencia Tributaria. También deberán prever cómo corregir posibles errores de validación o rechazo.
5. Prepararse para la convivencia de distintos canales de facturación. La aplicación escalonada de la normativa hará que durante un periodo convivan proveedores con diferentes niveles de adaptación. Revisar los canales actuales y realizar pruebas con distintos proveedores permitirá detectar incidencias antes de la implantación.
Una transformación que va más allá de la tecnología
La adaptación a la factura electrónica representa una oportunidad para automatizar tareas, mejorar la trazabilidad y reforzar el control de los pagos. Sin embargo, desde Stratesys advierten de que contar con una plataforma tecnológica no garantiza por sí solo el correcto funcionamiento del proceso.
Por ello, la compañía recomienda realizar pruebas completas con facturas reales, desde su recepción hasta la confirmación del pago, para identificar posibles fallos en la validación, la conciliación bancaria y el intercambio de información entre departamentos.
“La factura electrónica no se juega en el momento del envío, sino semanas después: en el albarán que no cuadra, en la transferencia que vuelve, en el buzón de quien está de baja”, explica Rafael San Román, socio director de Stratesys.
Anticipar estas comprobaciones y definir responsabilidades permitirá reducir incidencias y aprovechar la nueva obligación para avanzar hacia una gestión financiera más eficiente, automatizada y transparente.
