Os princípios que justificam que o resultado das empresas se sustenta principalmente no aumento das ventas e na otimização de receitas, formam parte do passado.
Os circuitos de negócios foram profissionalizados ao máximo, sendo ambientes altamente competitivos, o que obriga não apenas a ter diferencial nos produtos e serviços comercializados, mas a otimizar os custos diretos ou indiretos necessários para produzi-los ou fornecê-los.
Desse fato, surge o termo “Compra Estratégica“, como um conceito que permite o gerenciamento eficaz dos custos de aquisição ou contratação, em comparação à compra operacional que tende a estar associada, em maior medida, a processos de natureza mais administrativa. E não há dúvida de que administrar bem a operação já não é suficiente. O valor da compra é baseado em descobrir, comparar e negociar.
Mais competitividade no processo de compra
A negociação eficaz pode ser o culminar da proposta de valor da compra. A definição de um marco colaborativo entre cliente e fornecedor, uma abordagem “ganha x ganha” e a possibilidade de traçar e analisar historicamente os processos de negociação são fatores que garantem a melhora contínua.
Os departamentos de compras estão adaptando-se as mudanças de tendência nos mercados, substituindo uma visão operativa da compra por um ambiente mais alinhado com o plano estratégico da empresa.
Descobrir e analisar de forma adequada o “universo” de fornecedores garantirá uma maior competitividade no processo de compra. Para isso, é necessário aproveitar as vantagens que oferece um mundo cada vez mais digital, no qual as barreiras de linguagem, distâncias geográficas e diferenças culturais se minimizam. Obter informação sobre os distintos “players” no mercado é mais sensível com os meios digitais, aplicações colaborativas e a própria internet.
Da mesma maneira, não é suficiente olhar fora mas também é necessária uma perspectiva interna. Analisar o gasto da companhia possibilita a estruturação e definição de estratégias que permitam colocar foco na gestão do valor.
Neste sentido, comparar os bens e serviços que oferecem os fornecedores e condições contratuais que regulam as ofertas nem sempre é fácil. Os processos de premiação não devem limitar-se a obtenção de um melhor preço. Analisar as compras, estabelecer estratégias e critérios homogêneos, e ao mesmo tempo específicos para cada categoria, é algo necessário que facilita a comparabilidade das ofertas.
Melhoras tanto nos resultados como nos processos
O “Sourcing Estratégico” aplicado aos processos de compras de uma empresa oferece melhoras facilmente constatáveis tanto em resultados como em qualidade dos processos.
Redução de Custos: Uma compra otimizada impacta de maneira positiva na conta de resultados através de duas vias principais: o custo da compra e a melhora dos processos. Descobrir, comparar e negociar leva inequivocadamente a reduções de preço nos produtos e serviços adquiridos. Em paralelo, o alinhamento em nível global dos processos de compras permite responder as necessidades da empresa sem aumentar os recursos dedicados a satisfazê-la.
Melhor cobertura de necessidades: Uma vez estabelecidos os diferentes canais e processos de compras aplicando uma abordagem estratégica, obtêm-se uma resposta ordenada e baseada nos critérios estabelecidos. As necessidades são cobertas mais rapidamente e com soluções mais ajustadas a cada requisito.
Melhoria operacional contínua: A organização de todos os processos de compras de maneira uniforme oferece a possibilidade de auditar todo o ciclo de compras e obter as informações necessárias para realimentar o modelo e ajustar as políticas de compras estabelecidas.
Maior penetração na organização: A abordagem estratégica faz parte da função de compras para toda a organização. Comprar para a empresa não é uma função limitada a um departamento, é uma atividade em que todos participam exercendo diferentes papéis alinhados com uma estratégia comum. O envolvimento de todos facilita a correta aplicação da estratégia e aumenta seus benefícios.
Speed to Market: Por outra parte, obtêm-se uma redução substancial no tempo que transcorre entre a detecção de uma necessidade e sua satisfação. Essa característica é especialmente valiosa na atualidade, onde a rápida evolução do ambiente torna a velocidade de resposta um fator crítico de sucesso.
Melhor relação com os fornecedores: Deve-se notar que os benefícios também se estendem para fora da organização, pois a estrutura colaborativa oferece aos fornecedores uma melhor visibilidade do processo, redução de erros e, portanto, uma melhora real em suas operações.
Barreiras dos projetos de sourcing estratégico
Como vimos, abordar com sucesso um processo de transformação digital traz inúmeros benefícios. Entretanto, é necessário identificar quando e em quais casos faz sentido aplicar modelos de compras, pois esse tipo de projeto não está isento de dificuldades como:
Falta de um modelo objetivo definido: É necessário a realização prévia de uma análise que permita definir o modelo de provisionamento das diferentes categorias de compras existentes. Esta análise deve ser tratada como uma iniciativa global para a empresa.
Falta de estratégia: A transformação dos modelos não é um projeto sensível. Requer o envolvimento de diferentes áreas da empresa, a coordenação de tempo e recursos, a revisão de procedimentos e um intenso esforço para gerenciar mudanças. Não deve ser visto como um projeto local na área de compras, mas como um projeto corporativo.
Falta de Apoio global e da Alta Direção: Como em qualquer processo de transformação, a evolução para um modelo estratégico de compras implica certa resistência à mudança por parte dos usuários que participam dos processos. Um apoio global ao modelo pela organização e seu gerenciamento são cruciais para o sucesso.
Falta de alinhamento com os objetivos da empresa: Falta de alinhamento com os objetivos da empresa: A organização deve reconhecer o processo de transformação da compra como um fator alinhado ao plano de evolução e melhoria, e como gerador de valor. Caso contrário, o projeto provavelmente falhará devido à falta de impulso.
Falta de Suporte Tecnológico: O processo de transformação da área de compras requer a disponibilidade de ferramentas e soluções técnicas que permitam:
- A execução de processos de compras estratégicas em um ambiente colaborativo.
- Integração com o restante dos processos da empresa.
- Visibilidade, rastreabilidade e controle de processos e resultados.
- Alto grau de usabilidade e autonomia por parte dos compradores.
Fatores de Êxito
Para abordar um projeto de transformação de compra estratégica não há receitas infalíveis, embora haja uma série de fatores básicos que ajudarão significativamente a obtenção dos resultados esperados:
Equipes de trabalho com habilidades comunicativas, maturidade e capacidade de decisão.
- Atitude proativa e dedicação por parte dos interlocutores do projeto.
- Modelo objetivo previamente analisado, definido e aprovado corporativamente
- Liderança eficaz do departamento de compras.
- Especial atenção aos mecanismos de gestão da mudança: Comunicação interna e externa, adaptação e formação em novos processos, procedimentos e ferramentas tecnológicas.