A globalização permitiu a expansão das empresas internacionalmente e a possibilidade do aumento de volume de negócios para outras zonas geográficas sem grandes obstáculos. O mercado encontra-se cada vez mais competitivo e exigente em termos de qualidade, diversidade e pontualidade. Por consequência, a comunicação entre a empresa e o cliente é cada vez mais uma prioridade e traz um valor acrescido, proporcionando ao cliente acompanhar de perto a conceção e progresso do seu produto.
A combinação destes dois fatores gera o ambiente propicio às viagens de negócios, cada vez mais comuns nas nossas rotinas, que foram aumentando em conformidade com as exigências do mercado. A determinação de satisfazer a necessidade de uma comunicação próxima e clara permitiu consolidar a confiança entre as duas partes, através da presença física e da criação de uma relação de cordialidade. Em paralelo, sector hoteleiro e de transportes acompanhou também este crescimento, criando uma espécie de subsetor direcionado apenas para este público-alvo.
Com a internacionalização facilitada, cada vez mais empresas expandiram os seus negócios para cidades ou países diferentes da sua sede, tornando-se rotina as idas e voltas em trabalho e com elas os seus gastos associados foram-se igualmente acumulando. O sucesso deste método originou uma fatia financeira pesada para as empresas, nomeadamente para as que dele dependem para o seu core business. Na tentativa de verificar todos os custos gerados foram forçadas a pedir um registo individual periódico dos respetivos gastos, no entanto, quem anota todos os seus gastos na Era Digital? Quem guarda todos os inúmeros papeis que recebe a cada pagamento num restaurante ou do abastecimento do depósito do carro alugado?
Apesar de nos encontrarmos na Era Digital, a forma de comunicarmos os gastos das nossas viagens é maioritariamente baseada em burocracias e papel, não comunicados em tempo real, sendo apenas declarados posteriormente com base na memória de cada um de nós. É um paradoxo encontrarmo-nos a utilizar as novas tecnologias para trabalhar diariamente e a comunicarmos as nossas despesas em viagens de negócios por papel, muitas das vezes ainda enviadas por correio para que seja recebido pelo departamento indicado dentro das nossas organizações.
A revolução tecnológica que presenciamos deverá servir-nos de impulso a uma mudança nas nossas organizações. A otimização dos custos das deslocações em trabalho não parte só da digitalização eficaz de todos os registos nem da sua redução em bruto, mas de uma maior eficiência da sua análise. Obtermos uma visão global e detalhada dos gastos não é suficiente se não tornarmos essa informação em dados benéficos e tangíveis para a organização. Uma análise custo-benefício das deslocações dos colaboradores e a visão a nível setorial e global tornam a gestão das viagens de trabalho mais eficiente para a empresa.
Atualmente, a pandemia que afetou o mundo fez estremecer a economia mundial e reduzir as deslocações apenas às imperativas, para as quais não existiam alternativas remotas. O desafio de transferir todas as interações para um modelo digital, como as novas propostas de negócio ou mesmo formações, foi um enorme golpe para uns e, para os demais, um ponto de viragem para a transformação digital. Mas, no meio da turbulência, gerou-se também uma oportunidade de análise e revisão dos processos internos e de potenciarmos a agilização das nossas organizações.
A conjuntura económica torna este período ideal para a adoção de mudanças nos processos de controlo dos gastos de viagem, de forma a dar visibilidade ao peso dos custos e à melhor forma de os otimizar. Será que se justifica priorizar a comunicação presencial em todas as situações? Qual seria a melhor forma de conciliar a comunicação remota e presencial no pós-Covid como métodos complementares? De que forma conseguimos potenciar os gastos de viagens e facilitar a sua comunicação e análise?
Aproveitar a mudança imposta em cada um dos sectores e tirar proveito dos tempos mais negros irá ditar a forma como cada uma das organizações se reerguerá no período pós-covid. A revisão dos processos relacionados com gastos de viagens é feita no presente para que se rentabilize a si mesma com a otimização dos custos nas próximas deslocações que estão por vir.