Transformando la Gestión de las Historias Laborales
Un caso de éxito de transformación documental, basado en la construcción de un modelo corporativo centralizado para la gestión de historias laborales en el área de Desarrollo Humano. Una iniciativa estratégica que, en alianza con STRATESYS, permitió a KERALTY estructurar y centralizar su gestión documental en el entorno SAP, estandarizando categorías, nomenclaturas y metadatos estratégicos alineados al negocio.
OpenTextDe repositorios dispersos a un modelo corporativo centralizado
Como parte de su evolución tecnológica, Keralty identificó la necesidad de transformar la gestión documental de las historias laborales de miles de colaboradores. La documentación histórica se encontraba distribuida en múltiples repositorios y bajo criterios heterogéneos de organización, lo que dificultaba las auditorías y consultas históricas, incrementaba el riesgo de duplicidad o pérdida de información y generaba inconsistencias en la clasificación y nomenclatura documental.Más allá de una necesidad tecnológica, el reto consistía en construir un modelo corporativo sostenible que alineara procesos, control y gobierno de la información.
Un modelo unificado de gestión documental
En alianza con Stratesys, Keralty puso en marcha una iniciativa estratégica para estructurar y centralizar su gestión documental en el entorno SAP. El proyecto contempló la definición de un modelo To-Be unificado para los procesos de Desarrollo Humano, la estandarización de categorías documentales y nomenclaturas, así como el diseño de metadatos alineados al negocio. La iniciativa también incluyó la depuración y organización de históricos documentales y la ejecución de una migración controlada por fases, sentando las bases de un modelo corporativo de gobierno documental.
Ejecución estructurada y migración controlada
La implementación abarcó procesos clave como Reclutamiento y Onboarding, Contratación y Selección, Gestión Laboral, Nómina, Formación, Bienestar, Planta y Seguridad y Salud en el Trabajo. A través de una metodología estructurada, Keralty logró inventariar y validar documentación histórica, mitigar riesgos operativos durante la transición y garantizar consistencia entre documentos y atributos estratégicos antes del despliegue productivo. La transformación permitió a Keralty evolucionar hacia un modelo corporativo centralizado, alcanzando la gestión estructurada de más de 151.000 documentos laborales, integrando 8 procesos de Desarrollo Humano y gestionando información de más de 29.000 colaboradores. El nuevo modelo impulsó mejoras significativas en la trazabilidad y el acceso a la información, reduciendo significativamente los tiempos de búsqueda documental en un 90%. Asimismo, fortaleció el control sobre los riesgos asociados a pérdida de información, duplicidad documental y accesos no controlados, estableciendo reglas claras de clasificación, nomenclatura y gestión documental a nivel corporativo.
Además, la iniciativa preparó a la organización para futuras fases de automatización e integración de nuevos flujos de trabajo documentales.
Según Antonio José Torregrosa, Subgerente de Gestión de Información en la Dirección de Desarrollo Humano de Keralty:
“Esta iniciativa nos permitió transformar la manera en que gestionamos la información laboral. Hoy contamos con un modelo estructurado y alineado a nuestra visión estratégica, que fortalece la trazabilidad y el control sobre un activo crítico para la organización.”
Por su parte, Luis Fernández-Sanguino destacó:
“Keralty es un claro ejemplo de éxito: al integrar el expediente digital dentro de su estrategia global de cambio tecnológico, ha logrado un modelo sostenible. Este enfoque alinea el gobierno de la información con la ejecución estructurada, optimizando tanto los procesos como la experiencia del empleado.”
