As crises financeiras que se têm vivido desde 2008 permitiram-nos recordar a importância de uma correta gestão de tesouraria. A mais recente pandemia está a reforçar ainda mais esta prioridade devido à complexidade e imprevisibilidade dos cenários que a sociedade enfrenta.
Os conceitos de automatização, análise preditiva ou digitalização de comunicações podem ser aplicados na área de Tesouraria, de forma a agilizar e otimizar ao máximo as operações e gestão deste departamento.
Nesta linha, a consultora tecnológica Stratesys -hub digital nativo entre a Europa e a América-, reconhecida especialista em soluções de Tesouraria compilou as sete tendências mais importantes nesta área, todas elas ligadas em maior ou menor grau ao uso da tecnologia:
1. Transformar a função de tesouraria mediante a automatização. Um clássico nesta lista, porém uma tarefa ainda em curso para muitas empresas, mas imprescindivel numa adequada função de tesouraria. Para tal, há uma grande quantidade de processos que precisam de ser automatizados: gerar e comunicar ordens, obter previsões de tesouraria, obter extratos de conta, reconciliação bancária, contabilidade, etc. Além das poupanças associadas aos ganhos de produtividade, libertando tarefas manuais e acelerando a sua conclusão, permite que os profissionais de tesouraria assumam tarefas mais analíticas e estratégicas.
2. Passar de análise do passado para previsão do futuro. Antecipar as necessidades e riscos financeiros de uma empresa é fundamental para uma gestão adequada.Dispor de soluções de análise preditiva (IA) ou ser capaz de simular diferentes cenários de tesouraria a médio e longo prazo é fundamental para a tomada de decisões que não comprometam a sobrevivência da empresa. No entanto, para prever o futuro, é necessário dispor de informações históricas devidamente classificadas; Infelizmente, muitas empresas ainda tem dificuldades na obtenção de uma informação com qualidade e no momento certo, limitando as suas capacidades de previsão e predição.
3. Otimização da liquidez. A diversidade de negócios em que um grupo empresarial está envolvido, a sua expansão geográfica, a segregação dos seus processos, a sua participação, etc., geram estruturas organizacionais complexas que colocam importantes desafios à função de tesouraria. É necessário implementar modelos (organização + processos + tecnologia) que simplifiquem e otimizem esta gestão: centralização de processos, contratação de cash pooling, zero Sweeps, implementação de um Banco Interno (Netting multilateral), centro de Pagamentos, etc.
4. Digitalizar as comunicações bancárias. O teletrabalho tem impulsionado a substituição da comunicação de ordens mediante meios físicos (papel, assinatura manuscrita, fax, etc.) pela utilização de meios digitais. Isto tem três vantagens:
• Aumento da produtividade na emissão de ordens e o seu envio para os bancos, através de plataformas de comunicação bancária.
• Aumento da agilidade ou rapidez do processo através da aprovação desde os dispositivos móveis dos representantes da empresa.
• Maior segurança mediante o uso da assinatura digital na aprovação de ordens por parte dos representantes, encriptação de comunicações, eliminação do risco de manipulação de ficheiros, etc.
5. Gestão circulante. Para além das iniciativas clássicas de otimização do Circulante (controlo de crédito comercial, cobranças proactivas, redução de stocks, etc.), a Gestão Circulante também presupõe opções bastante interessantes para:
• Obter financiamento de forma pontual (Confirming, pronto pagamento ou com financiamento, diferentes tipos de Factoring, etc.) que complementa e otimiza outras formas de financiamento..
• Investir excedentes de liquidez oferecendo descontos aos nossos fornecedores por proneto pagamento (Desconto dinâmico). Numa altura em que as empresas têm de pagar pelo facto de terem liquidez (comissões por saldo médio aos credores), esta opção pode reduzir os custos bancários ao mesmo tempo que abre novas fontes de rendimento ou poupança às empresas.
• Todas estas iniciativas requerem tecnologia devido ao elevado volume de operações associadas, ao controlo das condições aplicadas, ao controlo dos vários limites que podem ter, à automatização necessária nos processos de emissão, contabilidade, reconciliação, etc.
6. Controlo das condições bancárias. A perda de negócio sofrida pelos bancos, associada à evolução das taxas de juro, obriga-os a aumentar a variedade e o valor das comissões aplicadas aos seus serviços. O seu controlo potencia cada vez mais a poupança de custos para as empresas, tanto em termos de contratos de financiamento ou cobertura de risco como relativamente aos demais serviços bancários. É necessário dispor de soluções que permitam:
• facilitar a negociação com as Entidades bancárias que ofereçam melhores condições (Balanço Banco – Empresa),
• gerir e comparar, num repositório central, as condições negociadas com as diferentes entidades,
• gerir a distribuição de operações a bancos que permitam obter as melhores condições, respeitando os acordos feitos,
• verificar a aplicação das condições negociadas,
• reclamar erros bancários,
• monitorizar as relações bancárias e identificar continuamente novas oportunidades de melhoria.
7. Open Banking e APIs. Os bancos estão a oferecer os seus serviços de informação sobre movimentos em conta, emissão de ordens de pagamento e cobrança, etc. através de APIs (Interface de Programação de Aplicações). Isto supõe um grande passo em frente visto que permite a realização de processos bancários em tempo real, abrindo um mundo de possibilidades para as empresas reinventarem os seus negócios com aplicações totalmente integradas com um banco, novas experiências de utilizador, etc. É uma tendência que ainda está a amadurecer e os bancos estão a posicionar-se como referências desta forma de oferecer os seus serviços, o que lhes permitirá captar e reter negócios com os seus clientes nesta nova era digital.